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Istruzioni per la rendicontazione delle attività svolte

Ai fini dell’erogazione dell’agevolazione, l’impresa beneficiaria - ai sensi del punto 11 del Bando – deve inviare la documentazione finale delle spese sostenute entro 30 giorni dalla data di chiusura del progetto ad Unioncamere tramite PEC dell’impresa stessa (o di suo procuratore speciale) all’indirizzo marchistorici@legalmail.it. Per data di chiusura del progetto si intende il termine di realizzazione del progetto indicato nella lettera di concessione dell’agevolazione.

Con riferimento alle spese sostenute dall’impresa beneficiaria, saranno riconosciute ammissibili (Punto 7 del Bando) le spese sostenute successivamente alla data di pubblicazione del bando (29 dicembre 2016, data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana (GURI) del comunicato relativo al Bando). Le spese devono corrispondere a pagamenti integralmente e definitivamente effettuati dai beneficiari entro la data di chiusura del progetto.

Le spese saranno riconosciute in coerenza con quanto previsto nella lettera di concessione dell’agevolazione come puntualmente indicate a seguito di decurtazione di spesa ovvero in coerenza con il Project plan (punto 18) se l’importo richiesto è stato interamente riconosciuto.

Entro 30 giorni dal termine di realizzazione del progetto occorre inviare la seguente documentazione:

  • relazione dei risultati conseguiti corredata degli output relativi ai singoli beni/servizi agevolati.

La relazione dovrà illustrare, a partire dagli obiettivi previsti nel Project plan presentato dall’impresa in sede di richiesta dell’agevolazione, gli obiettivi raggiunti a seguito dell’attuazione del progetto, le attività poste in essere e i risultati conseguiti dal progetto. Nel caso di mancata attuazione di parte delle attività/servizi previsti occorrerà fornire le opportune motivazioni che hanno determinato la parziale attuazione del progetto inizialmente presentato.

In proposito si ricorda che non saranno ammesse modifiche al progetto che non siano state sottoposte, nel corso di esecuzione dello stesso, ad autorizzazione di Unioncamere (Punto 10 del Bando).

Ad esempio, non saranno ammesse, in sede di rendicontazione spese relative a servizi erogati da fornitori diversi da quelli approvati in fase di concessione dell’agevolazione e per i quali non sia stata richiesta - con un congruo preavviso rispetto al termine di conclusione del progetto ed alla esecuzione del servizio per il quale si propone il cambio fornitore - e ricevuta autorizzazione alla variazione da parte di Unioncamere.

Per output si intende la documentazione consegnata dal fornitore all’impresa a fronte dell’esecuzione del servizio commissionato ed in stretta conformità alle attività previste e descritte nel preventivo del singolo servizio agevolato.

In relazione alle spese sostenute per la realizzazione di prototipi e stampi o per l’acquisto di nuovi macchinari e attrezzature occorrerà inviare disegni tecnici e foto ad essi relativi e, ove disponibile, copia del relativo documento di trasporto. La documentazione dovrà essere resa rigorosamente su carta intestata del fornitore e riportare firma e timbro dello stesso fornitore.

In relazione alle spese sostenute per l’acquisizione di servizi specialistici esterni, gli output dovranno essere prodotti rigorosamente su carta intestata del fornitore e riportare firma e timbro dello stesso fornitore.

In via esemplificativa ma non esaustiva, in relazione agli specifici servizi acquisiti dall’impresa, occorrerà inviare:

- relazione dettagliata circa l’analisi del processo produttivo/catena di produzione  e delle soluzioni tecniche proposte per l’ammodernamento e l’efficientamento della catena produttiva (anche dal punto di vista energetico-ambientale) nell’ambito della consulenza tecnica erogata. La relazione dovrà essere accompagnata da eventuali disegni tecnici, prove di test, ecc.;

- relazione dettagliata sull’attività di consulenza specializzata nell’approccio al mercato fornita all’impresa (strategia, marketing, vendita, comunicazione) che evidenzi analisi di scenario, obiettivi, studio della strategia per raggiungerli, identificazione dei target clientela/posizionamento di mercato,  pianificazione delle attività, definizione analisi costi/benefici, ecc.

- relazione dettagliata circa la consulenza fornita in termini di comunicazione di impresa: messaggio comunicazionale ideato; strumenti di promozione e comunicazione progettati e realizzati; target di clientela e posizionamenti di mercato individuati; canali di vendita individuati; layout grafici; testi per comunicazione promozionale; pianificazione campagna promozionale; layout siti web;

- relazione di monitoraggio dei registri e banche dati mondiali interrogate dal consulente in proprietà industriale iscritto all’Ordine dei consulenti in proprietà industriale, o da un avvocato iscritto all’Ordine degli avvocati, allo scopo di individuare i depositi di domande di registrazione di marchio che potrebbero confliggere con il marchio oggetto della domanda di agevolazione, per il servizio di consulenza per l’attività di sorveglianza mondiale;

- relazione dettagliata delle problematiche di contraffazione rilevate e delle attività svolte dal consulente in proprietà industriale iscritto all’Ordine dei consulenti in proprietà industriale o da un avvocato iscritto all’Ordine degli avvocati nonché copia delle lettere di diffida trasmesse alla controparte per la cessazione d’uso del marchio confliggente;  copia degli accordi transattivi, sottoscritti tra le parti interessate, in ambito stragiudiziale, ecc. per il servizio di consulenza legale per la tutela da azioni di contraffazione.

- parere sottoscritto dal consulente in proprietà industriale iscritto all’Ordine dei consulenti in proprietà industriale, o da un avvocato iscritto all’Ordine degli avvocati, unitamente ai risultati delle singole ricerche effettuate in relazione al servizio di consulenza per la realizzazione di ricerche di anteriorità del marchio (finalizzate all’estensione a livello comunitario e/o internazionale o per la registrazione in ulteriori classi di prodotti/servizi);

- documentazione attestante lo svolgimento dell’attività da parte del consulente in proprietà industriale iscritto all’Ordine dei consulenti in proprietà industriale, o da un avvocato iscritto all’Ordine degli avvocati, (breve relazione delle attività svolte/copia dell’incarico per il deposito o, in alternativa, il fornitore del servizio di assistenza al deposito deve essere indicato quale rappresentante nella copia della pubblicazione della domanda) per il servizio di assistenza per il deposito;

- copia del documento attestante l’avvenuto pagamento delle tasse presso UIBM e/o EUIPO e/o OMPI;

  • copia conforme delle fatture quietanzate delle spese ammesse con il riferimento puntuale al preventivo ammesso ad agevolazione, la descrizione del servizio svolto e le giornate/uomo impiegate in conformità a quanto previsto dallo stesso preventivo.

La conformità delle fatture è assolta utilizzando il suddetto modello di dichiarazione sulle spese sostenute (Modello “Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà”).

Dai documenti contabili dovrà evincersi: i dati fiscali del fornitore; la data di emissione del documento; gli importi distinti tra imponibile, IVA ed eventuali ulteriori elementi di costo e, come sopra evidenziato, la descrizione del servizio reso o del bene acquistato, in coerenza con quanto previsto in preventivo, ed il numero di giornate impiegate nell’esecuzione del servizio;

  • attestazioni dei pagamenti che dovranno essere effettuati, rigorosamente  entro la data di conclusione del progetto, mediante bonifico bancario, bonifico postale o RIBA, da cui si evinca l’avvenuto pagamento della spesa, l’importo e il nominativo del ricevente.

In merito ai pagamenti dovrà, in ogni caso, essere fornita evidenza del buon esito dell’operazione mediante l’indicazione del CRO (Codice Riferimento Operazione) o, in alternativa, mediante copia dell’estratto del conto corrente da cui si evinca lo specifico versamento in favore del fornitore ed il riferimento alla specifica fattura relativa al servizio o bene agevolato. In tal senso non sarà sufficiente fornire disposizioni di bonifico cumulative in cui non si rinvengano le suddette informazioni.

In relazione ai compensi per i professionisti, è necessario allegare anche il modello F24 di versamento delle eventuali ritenute effettuate a titolo di acconto con il dettaglio, in caso di pagamenti cumulativi, dei versamenti delle specifiche  ritenute;

L’Unioncamere provvederà all’esame della documentazione di rendicontazione e, qualora la documentazione risultasse parzialmente insufficiente o non chiara, si riserva la facoltà di richiedere le necessarie integrazioni. In caso di mancata risposta la spesa in relazione alla quale saranno richieste le suddette integrazioni potrà non essere riconosciuta o riconosciuta solo parzialmente.